Privacyverklaring

Woongroep De Zwanenpoort hecht groot belang aan uw privacy. In deze verklaring leggen wij in begrijpelijke taal uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren en met welke andere partijen wij gegevens uitwisselen.

De verklaring is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en gaat over alle gegevens die u via deze website met ons deelt.

1. Wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Voor alle vragen of verzoeken over privacy kunt u terecht bij bovenstaand e-mailadres. Wij beantwoorden uw verzoek in beginsel binnen vier weken.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij van u verwerken, hangt af van hoe u onze website gebruikt:

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Beantwoorden van uw belangstelling. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1f AVG) of, indien gevolgd door toetreding, de uitvoering van een overeenkomst.
• Communicatie met bewoners via het besloten deel van de site (inloggen, foto's bekijken, e-mailbericht ontvangen bij wachtwoord wijzigen). Grondslag: gerechtvaardigd belang van de vereniging om bewoners te informeren.
• Beveiliging van de website. Logbestanden worden bewaard om aanvallen en storingen te kunnen herkennen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, indien wij hiertoe verplicht worden door bijvoorbeeld een rechterlijk bevel.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame, profilering, geautomatiseerde besluitvorming of verkoop aan derden.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Belangstellingsformulier: tot maximaal 12 maanden na afhandeling worden uw gegevens verwijderd. Bij toetreding tot de woongroep gaan de gegevens over naar uw ledendossier.
• Bewoneraccounts: zolang u bewoner bent. Bij vertrek wordt het account binnen drie maanden verwijderd.
• Foto's op de galerij: zolang de woongroep bestaat, of tot u of uw nabestaanden ons verzoeken bepaalde foto's te verwijderen (zie sectie 7).
• Logbestanden: maximaal 30 dagen.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens met een aantal externe dienstverleners die voor ons technische taken uitvoeren. Met al deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin geheimhouding en beveiliging zijn vastgelegd:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — host onze database en applicatieserver binnen de EU.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Frankfurt, Duitsland — regio eu-central-1) — host de foto's in een versleutelde, niet-publieke opslag. Foto's zijn uitsluitend bereikbaar via tijdelijk geldige, ondertekende links.
• Vercel Inc. — host de openbare website. Vercel kan, vanwege haar architectuur, IP-adressen tijdelijk verwerken buiten de EU; wij hebben de standaard EU-modelclausules afgesloten.
• Brevo SAS (Frankrijk) — verzendt transactionele e-mails (bevestigingen, wachtwoord-herstelmails, melding bij wijziging e-mailadres).

Wij verkopen uw gegevens nooit en geven deze niet door aan partijen voor marketingdoeleinden.

6. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

• Het verkeer tussen uw apparaat en onze website verloopt versleuteld via HTTPS (TLS).
• Foto's worden versleuteld opgeslagen en zijn alleen bereikbaar voor ingelogde bewoners via tijdelijke ondertekende links die binnen één uur verlopen.
• Wachtwoorden worden niet als platte tekst opgeslagen, maar als een gehashte versie.
• Toegang tot de beheeromgeving is beperkt tot enkele door het bestuur aangewezen personen.
• De database wordt wekelijks geback-upt naar een aparte opslagplek.

7. Uw rechten

U heeft te allen tijde de volgende rechten ten aanzien van uw gegevens:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij van u hebben.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering ("recht om vergeten te worden") — bijvoorbeeld foto's waarop u herkenbaar in beeld bent.
• Beperking — verzoek om verdere verwerking tijdelijk te stoppen.
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid — uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Intrekken toestemming — wanneer een verwerking op uw toestemming berust, mag u die toestemming altijd weer intrekken.

Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een e-mail naar info@dezwanenpoort.nl. Wij reageren binnen vier weken.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, of via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Cookies

Onze website plaatst uitsluitend functionele cookies. Deze zijn noodzakelijk om u ingelogd te kunnen houden en om uw beveiligde sessie te beschermen tegen ongewenste actie van derden. Zonder deze cookies werkt de inlogfunctie niet.

Wij gebruiken geen analytische cookies, geen trackingcookies en geen advertentiecookies. Een cookietoestemmingsbanner is om die reden niet vereist.

U kunt cookies altijd verwijderen of weigeren via de instellingen van uw browser. Het uitschakelen van functionele cookies maakt het inloggen op het besloten deel onmogelijk.

9. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wij een nieuwe technische dienst gaan gebruiken. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bewoners actief per e-mail.